کنترل پروژه
کنترل پروژه یکی از فعالیتهای اساسی انجام یک پروژه است.این فعالیت در پروژه‌های نرم‌افزاری به صورت موازی و در رابطه مستقیم با امور مربوط به مدیریت پروژه انجام می‌شود. این فعالیت منجر به تولید گزارش‌های مورد استفاده برای مدیریت پروژه شده و در واقع به‌صورت مستمر در حال پشتیبانی از طرح مدیریت پروژه و همچنین مدیر پروژه است. در نتیجه این فعالیت‌ها اهداف فرآیند مدیریت پروژه را دنبال خواهند کرد.
اهداف به‌کارگیری کنترل پروژه در امر تولید محصولات نرم‌افزاری به شرح زیر است:
طرح مدیریت پروژه در واقع مواد اولیه انجام فعالیتهای کنترل پروژه به شمار میرود. در این طرح ، فعالیتهای مورد نظر برای انجام پروژه، زمان‌بندی و شکست کار در تکرارهای پروژه، منابع و تعداد نفر ساعت مور نیاز برای انجام پروژه و نیز مهارت‌های افراد مورد نظر در پروژه تصریح شده است. مهمترین هدف فعالیت کنترل پروژه نگه داشتن شرایط پروژه در چارچوب طرح مدیریت پروژه و تهیه گزارشات مستمر از وضعیت پروژه است.
- انجام کار مقرر شده در بازه‌ی زمانی مربوطه
- سودآوری یا تضمین ارزش اقتصادی محصول نهایی
- تولید گزارشات مدیریتی و همچنین داده‌هایی نظیر ضریب عملکرد برای ایجاد و کنترل تغییرات پروژه
- کارآمدی تیم تولید نرم‌افزار
- کمک به بالا بردن کیفیت
- تولید گزارشات برای کمک به مدیریت در امر شناخت مشکلات پروژه
- پیگیری مداوم سیستم‌های مدیریت پروژه
- تمرکز بر مقدار خروجی تولید شده در بازه زمانی
- ارائه متریک
- اطلاع از وضعیت پروژه
با در دست داشتن طرح مدیریت پروژه و برنامه‌ی زمان‌بندی انجام پروژه، انجام وظایف و همچنین تطابق این فعالیت‌ها با بازه‌ی زمانی مربوط به هریک مورد بررسی قرار گرفته و همواره پروژه‌ای که به قطعات کوچکتری در قالب زمان‌های کوتاه‌تر تقسیم شده از نظر پیشرفت منطقی در سطحی مورد قبول نگه‌داری می‌شود.
یکی از فعالیتهای معمول و مهم در فرآیند کنترل پروژه، کنترل مداوم هزینه‌های مربوط به اجرای پروژه است.
ارزش اقتصادی محصول نهایی در یک پروژه‌ی نرم‌افزاری از مهمترین پارامترهای دستیابی به موفقیت پروژه به حساب می‌آید به شکلی که اگر این ارزش اقتصادی نسبت به قیمت فروش محصول از اختلاف چندانی برخوردار نباشد، پروژه عملا از سود برخوردار نبوده و انجام چنین پروژه‌ای به نظر خالی از انگیزش و هدف می‌آید.
کنترل ارزش اقتصادی یک پروژه به‌وسیله‌ی کنترل هزینه‌های یک پروژه انجام می‌شود. به همین خاطر شناخت هزینه‌های انجام فعالیتهای یک پروژه‌ی نرم‌افزاری، یکی از ارکان انجام فعالیتهای کنترلی به شمار می‌آید. هزینه‌های یک پروژه‌ی نرم‌افزاری به شرح زیرند:
1. هزینه‌ی تامین منابع، من جمله، منابع انسانی، ابزار و وسایل
2. هزینه‌های ثابت مثل هزینه‌های مربوط به محیط کاری
3. هزینه‌های متفرقه مثل ایاب و ذهاب، شرکت در سمینارها یا برگزاری دوره‌های آموزشی
به این شکل در بازه‌ی خاصی از پروژه گزارشات هزینه برای انجام واحدی از کار تولید می‌شوند و این گزارشات در کنار گزارشات کنترل کیفی، سود و زیان مرحله خاصی از پروژه را تعریف خواهند کرد.
کنترل زمان و بازدهی، یکی از پیچیدگی‌های عملیات کنترل پروژه، در پروژه‌های نرم‌افزاری به شمار میرود. به این ترتیب که مشخص کردن میزان پیشرفت پروژه مستلزم اشراف کامل بر نیازمندی‌ها و خطوط و مرزهای کمی و کیفی برآورد این نیازمندی‌ها در بازه‌های زمانی خرد شده است.
این موضوع دقیقا نقطه تلاقی فعالیتهای کنترل پروژه و مدیریت پروژه به شمار میرود.
یکی از مهمترین تاثیراتی که عملیات کنترل پروژه از خود بر جای می‌گذارد، فراهم آوردن اطلاعات طی اجرای پروژه برای مدیران پروژه است. به این معنی که مدیر پروژه به صورت مداوم گزارشات کنترل پروژه را دریافت کرده و از این گزارشات برای اصلاح یا به تعبیری اعمال تغییرات در طرح مدیریت پروژه استفاده می‌کند.به طور مثال با فرض استفاده از راهکارهای تکرار در انجام یک پروژه‌ی نرم‌افزاری، انجام امور کنترل پروژه می‌تواند منتهی به تولید اطلاعاتی چون ضریب عملکرد برای هر تکرار باشد. ضریب عملکرد در مورد اموری که در یک پروژه به صورت تکراری انجام می‌شوند، میزان تاثیر مهارت در کوتاه شدن زمان مورد نظر برای تکرار بعدی را مشخص می‌کند.این اطلاع به نوبه‌ی خود می‌تواند منجر به تغییر در طرح مدیریت پروژه و کوتاه‌تر شدن زمان لازم برای انجام تکرارهای پروژه شود.
مراقبت‌ها، کنترل مداوم، اندازه‌گیری بهره‌وری و همچنین مدیریت و برطرف‌سازی ریسک‌های موجود در پروژه‌ی توان عملکردی اعضای تیم پروژه را تحت تاثیر قرار داده و این امر به نوبه خود کارآمدی تیم پروژه را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد.
دستیابی به نیازمندی‌های کیفی یکی از بزرگ‌ترین نیازمندی‌های یک محصول نرم‌افزاری به شمار میرود.
پس از شناخت نیازمندی‌های کسب‌وکار و همچنین نیازمندی‌های کیفی یک پروژه‌ی نرم‌افزاری توسط تحلیلگران پروژه و به تصویب رسیدن اسناد مربوط به این نیازمندی‌ها در شوراهای مربوطه، به هر کدام از نیازمندی‌ها توسط مدیر پروژه درصد وزنی خاصی اختصاص پیدا می‌کند. به این ترتیب درصد اختصاصی به یک نیازمندی، سهم تلاش مورد نیاز برای مرتفع‌سازی این نیازمندی از کل فعالیتهای پروژه را مشخص خواهد کرد.
از طرفی این مورد از فعالیتهای کنترلی در تلاقی با فعالیتهای تضمین کیفیت قرار دارد.
فعالیتهای تضمین کیفیت معیارها و سنجه‌های کیفی را از مدیر پروژه دریافت کرده و در هر بازه از فعالیتهای خود، خصوصیات کیفی را بررسی کرده و نتایج را در قالب گزارشات تضمین کیفیت در اختیار مدیر پروژه و همچنین بخش کنترل پروژه قرار می‌دهد.
در بخش کنترل پروژه، با در دست بودن اطلاعات مربوط به درصد وزنی یک نیازمندی خاص، طرح مدیریت پروژه، سنجه‌ها و گزارشات کیفی و همچنین گزارشات مربوط به مصرف منابع در بازه‌ی زمانی، میزان برآوردسازی نیازمندی‌ها و صرف منابع برای این میزان پیشرفت پروژه مشخص می‌شود.
مشاهده می‌کنید که فعالیتهای کنترل پروژه به مثابه شالوده‌ای حلقه‌ی اتصال مدیریت پروژه و همچنین تضمین کیفیت می‌باشد و نتایج کلیه فعالیتهای این دو حوزه را در قالب گزارشات کاربردی در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد.
یکی دیگر از تاثیرات فعالیتهای کنترل پروژه، کشف و مدیریت ریسک‌ها و مشکلات موجود در پروژه است.به این شکل که در صورت عدم تطابق میزان پیشرفت پیش‌بینی شده برای نیازمندی‌های پروژه در قالب زمان و با هزینه‌ی مورد نظر، ریسک به هدر رفتن منابع کشف شده و با توجه به اطلاعات در دست، در حوزه‌ی مدیریت پروژه، این ریسک ریشه‌یابی و مدیریت خواهد شد.در ضمن معمولا در خلال انجام امور مربوط به مدیریت پروژه، اطلاعات گوناگونی در مورد عدم کارایی به دست می‌آید. به طور مثال افراد مسئول در فعالیت کنترل پروژه از نزدیک در جریان کار افراد تیم قرار گرفته و ارتباطات بیشتر و مدام‌تری با افراد تیم دارند. در این بین افراد مشکلات و حساسیت‌های شغلی خود را با مسئولان کنترل کیفی در میان می‌گذارند و این موضوع خود یکی از نقاط قوت فعالیت کنترل پروژه در شناخت ریسک‌های پروژه به شمار میرود.
مدیران پروژه سیاست‌گذارن اصلی پروژه‌های نرم‌افزاری در بعد اجرایی به شمار می‌روند. با انجام امور مربوط به کنترل پروژه و پیگیری مداوم طرح مدیریت پروژه در واقع سیاست‌گذاری‌های مدیر پروژه دنبال شده و در خلال انجام پروژه هیچ‌گاه روند پیشبرد فعالیت‌ها از این چارچوب تخطی نخواهد داشت.
ارائه‌ی متریک یکی دیگر از خروجی‌های فعالیت کنترل پروژه به شمار میرود. متریک‌ها اطلاعات عددی پروژه هستند که با در اختیار داشتن آنها، گزارشات آماری و مقایسه‌ای پروژه تولید می‌شوند. به طور مثال درصد وزنی یک نیازمندی، یا تعداد نفر ساعت صرف شده در یک بازه‌ی زمانی خاص، از متریک‌های یک پروژه به حساب می‌آید. دسته‌ای از این اطلاعات در همان بدایت امر و بوسیله‌ی مدیر پروژه مشخص می‌شوند. حال آنکه مسئولیت کنترل پروژه به دست آوردن متریک‌ها در بازه‌های زمانی پروژه و مقایسه‌ی آنها با متریک‌های پیش‌بینی شده است.
در مجموع عملیات کنترل پروژه اطلاعات مربوط به وضعیت پروژه را به‌وسیله‌ی مشخص کردن میزان پیشرفت برآورده کردن نیازمندی‌ها، صرف هزینه و سایر منابع و همچنین ریسک‌های موجود در پروژه، در اختیار مدیر پروژه قرار می‌دهد.
به‌وجود آوردن سطح کنترلی در انجام هر پروژه‌ای بهره‌مندی‌های متعدد و حیاتی به دنبال دارد که با کمی توجه در خصوصیات آنها می‌توان به حیاتی بودن این عملیات در یک پروژه پی برد.
شرکت فن‌آوران اطلاعات و ارتباطات روزآمد، با در اختیار داشتن تجارب موفق در مورد انجام امور کنترلی چه در زمینه تهیه و تولید نرم‌افزارهای مالی و چه در امر راه‌اندازی سیستم‌های نرم‌افزاری برای مشتریان، انجام امور مربوط به کنترل پروژه را به عنوان یکی از رئوس کاری در لیست خدمات خود قرار داده و جلب توجه سازمان‌ها به شکلی اصولی به امور مدیریتی و مدیریت ریسک را به عنوان یکی از آرمان‌های ارائه این خدمات در دورنمای کاری خود قرار داده است.