مشاوره و نظارت
مشاوره
اجرای صحیح و مطلوب برنامه‌ها و سیاست‌های مورد نظر مدیریت مستلزم آن است که در تمام در تمام مراحل اجرایی کنترل‌های مؤثر وجود داشته باشد. یکی از مهم‌ترین ابزار چنین کنترل‌هایی وجود نظام مالی مدونی است که بر اساس آن اطلاعات اساسی و بنیادی از جمله جنبه‌های مالی عملیات انجام شده باشد و دقیق و صحیح جمع‌آوری، طبقه‌بندی، ثبت و تلخیص شده باشد. نتایج حاصله به نحوی مطلوب در مقاطع زمانی مناسب در اختیار مدیریت و کارشناسان ذی‌ربط قرار گیرد. مدیریت در چنینن حالتی قادر است پیشرفت و تحقق برنامه‌ها و اجرای آن را زیرنظر گرفته و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را به منظور برطرف کردن نواقص و اشکالاتی که مؤسسه را از دست‌یابی به اهداف مورد نظر باز خواهد داشت به عمل آورد.
- اول داشتن هدف و ماموريتی خاص
- دوم اين واقعيت كه مديران كليه سازمان‌ها صرف‌نظر از نوع فعاليتي كه انجام مي‌دهند همگي در تحقق اهداف سازمان نياز به اطلاعات دارند. تا تصميمات مناسب و به موقع را اتخاذ کنند.
پس مديريت، فرآيند تصميم‌گيری است و تصميم‌گيری نيازمند اطلاعات است.
شايان ذكر است به‌دليل پراكنده بودن و حجم وسيع اطلاعات موجود در هر سازمان ضروری است اطلاعات مالی و اقتصادی موجود در سازمان در ابتدا مدون و پردازش و در صورت لزوم تجزيه و تحليل گردد و آن‌گاه در اختيار مديريت قرار گيرد. از اين‌رو در سازمان‌های مختلف اين وظيفه به واحد حسابداری مديريت كه بخشی از سيستم اطلاعات مديريت هر سازمان را تشكيل می‌دهد محول شده است.
بطور كلی حسابداري مديريت را می‌توان فرآيند تشخيص، اندازه‌گيری، تجميع، تجزيه و تحليل، تهيه و تفسير و ارائه‌ی اطلاعات مالی مورد استفاده‌ی مديريت به‌منظور برنامه‌ريزی، ارزيابی و كنترل عمليات يک سازمان تعريف كرد.
حسابداري مديريت ابزاری است جهت حصول اطمينان از استفاده بجا و مناسب منابع و برقراری سيستمی برای حساب دهي در مقابل آن . به بيانی ساده حسابداری مديريت ، حسابداری فعاليت‌های برنامه‌ريزی ، كنترل و تصميم‌گيري يك سازمان است .
براي ايجاد بستر لازم جهت فعاليت مطلوب حسابداری مديريت بايد اطلاعات مالی و اقتصادی هر سازمان وفق اصول، موازين و استانداردهای حسابداری جمع‌آوری، ثبت، نگهداری و پردازش گردد تا حسابداری مديريت بتواند ماموريت خود را به نحو احسن انجام دهد.
به‌منظور حصول اطمينان از جمع‌آوری، ثبت، نگهداری و پردازش اطلاعات مالي بر اساس استانداردهای موجود، وجود ابزاری با نام نظارت به‌نظر ضروری می‌رسد.
شركت فن‌آوران اطلاعات و ارتباطات روزآمد، با داشتن سوابق اجرايي بسيار درخشان در امر نظارت بر عملكرد مالی مؤسسات مختلف به‌خصوص در حوزه‌ی حسابداری دولتی و در سطح دانشگاه‌های علوم پزشكی، توانسته در اين بخش نيز به موفقيت‌هايي دست يابد. از جمله نوآوری‌های انجام گرفته در امر نظارت بر عملكرد امور مالی موسسات مختلف، ارائه‌ی خدمات از راه دور بوده است. بدين معنا كه اين شركت توانايي آن را دارد تا به‌طور مقطعی اسناد حسابداری، ترازهای آزمايشی و گزارش‌های مالي هر نقطه‌ای از كشور را مورد بررسی قرارداده و در كوتاه‌ترين زمان گزارش جامعي از عملكرد مالي مؤسسه مربوطه را ارائه کند. تجربه‌ی اين نوع عملكرد دارای مزاياي فراواني است كه بعضی از آن‌ها به‌شرح زیر است:
- آگاهی مديران به صورت مستقيم از نحوه‌ی عملكرد مالی واحدهای مختلف براساس مستندات كامل؛
- آگاهی از ايرادات و ابهامات اساسی و تلاش در جهت رفع آن‌ها؛
- ارزيابی بخش‌های مختلف مؤسسه از طريق مشاهده‌ی گزارش عملكرد؛
- آموزش و آگاه کردن پرسنل عملياتی از طريق انعكاس موارد مشاهده شده در گزارش به عنوان بند؛
- آگاهی از پيشرفت پرسنل و امور انجام گرفته از طريق مقايسه‌ی گزارش‌های ارائه‌شده؛
- كاهش زمان رسيدگی حجم مشخصی از اطلاعات؛
- كاهش هزينه‌های مؤسسه در قبال سفر؛
- ...
از طرفی، عدم وجود ابزار نظارتی می‌تواند خطرات بسيار مهمی چون:
- عدم اطلاع مديران از عملكرد و پيشرفت كار در واحدهای مختلف مؤسسه،
- دسترسی مديران به اطلاعات و گزارش‌هایی كه به دست آن‌ها می‌رسد نه همه اطلاعات موجود؛
- اعمال تصميم‌ها و سلایق شخصی به جای اطلاعات واقعی؛
- عدم اطلاع از رويه‌های صحيح در صورت استفاده‌ی ناصحيح از رويه‌های پيشنهادی؛
- عدم اطلاع صحيح و جامع از اهداف اصلی امور در دست انجام؛
- عدم اطلاع دقيق از وجود ارتباطات في‌مابين قسمت های مختلف؛
- ...
به‌عنوان مثال در طرح نظام نوين مالي، كه مختص دانشگاه‌های علوم پزشكی سراسر كشور و وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشكی است، نظارت بر حسن اجرای پنج گام اجرايی استقرار سيستم حسابداری تعهدی، اهميت بالایی دارد. چرا كه عدم رعايت توالی گامهای اجرایی می‌تواند در استقرار سيستم و همچنين گزارشگری دوره‌ای موسسات موانع زيادي را به‌وجود آورد.
از آن‌جايي كه خوب آغاز كردن نيمی از مسير است، بنابراين مشاوره در مورد چگونگي شروع به‌كار و نظارت در اجرای كار، می‌تواند زمينه‌ساز موفقيت در هر سازمانی باشد.
نظارت
رشد وبالندگی هر جامعه‌ای در گرو دانایی و خرد اعضای آن است.. اين دانایی نتيجه‌ی بينش و بهره‌برداری به‌موقع از اطلاعات است كه در قالب اهداف و ماموريت سازمان يا مؤسسه و تحت عنوان استراتژی و برنامه‌ی آن سازمان يا مؤسسه تبلور می‌یابد.
با اعمال روی‌کرد سیستمی به منظور تسريع در انجام عمليات (گردش عمليات مكانيزه) و برقراري ارتباط مكانيزه امور مالی با بخش‌های عملياتی از جمله انبارها و تداركات و ... و لزوم تسلط كارشناسان مالی، آموزش‌های لازم به کارشناسان مالی ارائه شود.
شركت فن‌آوران اطلاعات و ارتباطات روزآمد توانايی آن را دارد تا با استفاده از كارشناسان خبره در امور مالی اعم از حسابداری بازرگانی و دولتی فعاليت‌های مشاوره و نظارت را به مؤسسات مختلف ارائه دهد. همان‌طور كه می‌دانيد امر مشاوره و انتخاب مشاور مناسب در آغاز و در طول مسير اجرایی یک پروژه می‌تواند مديريت را در برنامه‌ريزی، زمان‌بندی و اجرای مراحل مختلف در راستاي رسيدن به اهداف كوتاه‌مدت، ميان‌مدت و بلندمدت ياری رساند و از تحميل هزينه‌های مازاد به مؤسسات جلوگيري نمايد.
برخي از خدمات مشاوره‌ای شركت فن‌آوران اطلاعات و ارتباطات روزآمد در حوزه‌ی مالی به شرح زیر قابل ارائه است:
- كسب شناخت از چرخه‌ی عمليات و فرايندهای در جريان و استخراج نقاط قوت و ضعف سيستم‌ها بر اساس استانداردهای حاكم
- ارائه دستورالعملهای اجرایی با رعايت آخرين استانداردها، قوانين و
بخشنامهها و ...
- آموزش مفاهيم، اصول و قوانين آمره و استاندارهاي ملی حسابداری و حسابرسی به كاركنان شاغل در امور مالی و پست‌های مرتبط كه به‌گونه‌ای با اطلاعات مالی در ارتباط هستند.
- تهيه‌ی صورت‌های مالی سالانه و ميان‌دوره‌ای و انواع گزارش‌های مالی.
- كمک به مديريت در انتخاب كارشناسان مالي جهت ارتقای كيفيت امور مالی از طريق مصاحبه‌ی فنی با كارشناسان فن
- انجام انواع خدمات مالی و حسابرسی برای ارائه‌ی گزارشات جامع به مديريت
- آموزش پرسنل امور مالی از طريق برگزاری كارگاههای عملی به همراه ارائه‌ی مفاهيم مربوط به حسابداری مالی، صنعتی، دولتی، حسابرسی و ...